Ein verbundweites Finanzsystem: SAP

In den Einrichtungen des Elisabeth Vinzenz Verbundes wurde in den vergangenen Jahren mit unterschiedlichen Krankenhaus-Informationssystemen (KIS) gearbeitet. Die Vielzahl an Systemen wurde seit dem vergangenen Jahr auf nunmehr zwei reduziert: Agfa Orbis und iMedOne.

In den Bereichen Finanzen, Controlling und Materialwirtschaft wurde mit dem SAP-System sogar nur ein einziges System gewählt. Während für den Bereich Materialwirtschaft die Planungen jetzt starten, wird bereits für den Bereich Finanzen und Controlling eine SAP-Lösung (FI/CO/AA) in den ersten Einrichtungen implementiert.

Drei Fragen zum aktuellen Projektstatus an Markus Jung, Projektsteuerer SAP für den EVV und Sven Schlesinger, Leiter Controlling und Patientenmanagement der Katholischen Kliniken Lahn.

SAP im EVV

EVV: Herr Jung, worin liegt der Nutzen einer SAP-Lösung für den Verbund?
Markus Jung: Der EVV hat nach Anzahl der Mitarbeiter, der Einrichtungen und nach Umsatzvolumen eine Größe erreicht, bei der man über Verbundstrukturen nachdenken muss. Zu einer solchen Verbundstruktur gehört auch die Wahl einer einheitlichen Lösung für den Datenaustausch.

Im Bereich Controlling wurde dieser Weg bereits beschritten. Dort hat sich innerhalb des EVV das KMS-System eisTIK etabliert und wird immer noch weiterentwickelt.

Im Bereich Finanzen fiel die Entscheidung auf SAP. Eine zentralisierte, einheitliche Konzernstruktur bildet die Grundlage für eine valide Datenbasis, auf der weitere BI-Systeme wie eisTIK aufsetzen können.

„Mit nur noch einem Finanzsystem können die Einrichtungen von den Erfahrungen der anderen profitieren. Frage- und Problemstellungen werden einmal für alle gelöst.“

Die Pflege des Systems, die vorher bei den Einrichtungen lag, kann durch das einheitliche SAP-FI-Modul zentral beim EVV erfolgen. Wo vorher der EVV Rahmenbedingungen und Richtlinien für einen Kontenrahmen vorgegeben hat, mussten die Einrichtungen die Vorgaben umsetzen.

Mit der einheitlichen SAP-Lösung kann der EVV zentral einen einheitlichen Kontenrahmen vorgeben und ihn für die Einrichtungen weiterentwickeln, z. B. mit einer einheitlichen Kontonummernsystematik, einheitlich vorgegebenen Bilanz- und GuV-Strukturen. Und das ohne  Pflegeaufwand bei den Einrichtungen.

Auch die IT-Struktur vereinfacht sich mit nur noch einem Finanzsystem. Neue Module können leichter eingeführt und Updates leichter durchgeführt werden, weil es nur noch ein System gibt, statt wie zuvor eine bunte EVV-Vielfalt. Lizenzen und Verträge können mit anderen Voraussetzungen verhandelt werden.

Natürlich ist die Umstellung mit Arbeit verbunden. Und natürlich machen die Veränderungen sich im Arbeitsalltag bemerkbar, wenn die gewohnten Arbeitsmasken und –routinen in einem neuen, einem SAP-Layout daherkommen. Wir sehen dazu aber eben auch den Nutzen.

Bedienerfreundlich durch Routine

EVV: Herr Schlesinger, was für Erfahrungen haben Sie bis heute gemacht mit SAP FI/CO?
Sven Schlesinger: Als Daten haben wir die Salden der Sachkonten, die Offenen Posten und die Bestände der Anlagekonten zum Umstellungsstichtag aus dem Diamant-System übernommen. Das war eine komplexe Aufgabe, weil das erst in die Systematik des neuen im EVV einheitlichen Musterbuchungskreis übersetzt werden musste.

Letztlich hat aber alles gut funktioniert, so dass wir in SAP mit einem vollständigen Bestand an Altdaten weiterarbeiten konnten. SAP FI ist ein System, mit dem sehr viel möglich ist.

„Es braucht Zeit – und gute Schulungen – bis sich die Mitarbeiter an das neue Programm gewöhnen.“

Die Bedienerfreundlichkeit von Diamant oder vergleichbaren Programmen ist etwas, was man zunächst vermisst, wenn man in der SAP-Welt angekommen ist. Mit zunehmender Routine fällt es uns aber langsam leichter, die täglich anfallenden Arbeiten schnell zu erledigen.

Einige Nachjustierungen werden immer wieder erforderlich. So fällt zum Beispiel auf, dass eine Auswertung nicht funktioniert, weil die erforderlichen Rechte nicht zugeordnet sind. Das melden wir dann an unsere Ansprechpartner bei T-Systems und die Probleme werden in der Regel schnell behoben.

Echtbetrieb läuft – Standort Halle folgt zur Jahresmitte

EVV: Was sind die nächsten „Meilensteine“ und bis wann wird das Projekt abgeschlossen sein?
Sven Schlesinger: Bei uns im Haus läuft das System jetzt im Echtbetrieb.

Ein Meilenstein, der noch aussteht, ist die Zuordnung der Konten zu der Bilanzstruktur. Darüber hinaus stehen noch zwei Schulungstage an, wobei wir uns mit T-Systems darauf verständigt haben, dass wir einen Tag in mehrere Telefontermine aufsplitten, bei denen wir gezielte Fragen stellen können, die sich aus der täglichen Praxis ergeben.

Markus Jung: Das Projektteam in den Katholischen Kliniken Lahn hat ein super Projekt abgeliefert. Der enge zeitliche Rahmen und der aufgrund externer Umstände fixe Endtermin konnten gehalten werden.

An dieser Stelle deshalb auch noch einmal Dank dafür! Es braucht allerdings einige Zeit – und gute Schulungen – bis sich die Mitarbeiter an das neue Programm gewöhnen. Detaillierte Planungen für das Materialwirtschaftsmodul SAP-MM bestehen noch nicht.

Parallel zum Umstieg auf SAP in den Katholischen Kliniken Lahn läuft seit letztem Jahr ein zweites SAP-Einführungsprojekt. Am Standort Halle soll bis Anfang des zweiten Quartals ebenfalls die SAP-Module für Finanzen, Controlling und Anlagenbuchhaltung eingeführt sein.

Das Projekt dort ist insofern komplexer, als das zeitgleich zum SAP-Projekt auch eine KIS-Umstellung auf iMedOne erfolgt und das bestehende Patientenabrechnungssystem im stationären Bereich durch IS-H ersetzt wird.

Momentan starten auch die Vorbereitungen für eine SAP-Einführung am Standort Salzgitter. Auch dieses Projekt hat seine Besonderheit.

Der Standort Salzgitter setzt im KIS-Bereich auf die Agfa-Lösung ORBIS und ist damit das erste Haus in unserem Verbund, das in dieser Kombination mit KIS und SAP die Umstellung auf SAP durchführt.

„Insgesamt sind wir auf einem guten Weg.“

Die Fragen stellte André Schmincke, Leiter Unternehmenskommunikation und Marketing Elisabeth Vinzenz Verbund.

SAP-Berechtigungsantrag in der EVV-Maske.

Steuert das höchst komplexe Projekt SAP für den Elisabeth Vinzenz Verbund: Markus Jung (Projektmanagement).

Sorgt dafür, dass das System an den EVV-Standorten in Nassau und Bad Ems im Echtbetrieb läuft: Sven Schlesinger (Leiter Controlling und Patientenmanagement der Katholischen Kliniken Lahn).